Kennis delen begint bij mensen: waarom technologie alleen niet genoeg is

Steeds meer advocatenkantoren investeren in technologie, al is het maar uit vrees om anders de digitale sneltrein te missen. Ze willen expertise beter benutten, sneller informatie terugvinden en dubbel werk vermijden. Een sterk intern kennisbeheer lijkt het logische antwoord op deze wensen. Maar een kennisplatform krijgt pas echt waarde als mensen het met overtuiging gebruiken.

"Kennis delen gaat niet over software of systemen. Het gaat over mensen en de manier waarop zij samenwerken," zegt Nico Del Rio, CEO van Knowlex.

De grootste uitdaging is dus niet de technologie, maar het gedrag eromheen. Een systeem kan veel, maar zonder een gedeelde manier van werken blijft het een lege doos. Kennis delen lukt eigenlijk pas als mensen het nut ervan voelen en meteen ervaren.

Waarom kennis delen verandering vraagt

Kennismanagement klinkt vaak als iets technisch: een nieuwe tool, een database, een slimme zoekfunctie. Maar uiteindelijk draait het om mensen. En om gewoontes. Net daar probeert Knowlex het verschil te maken.

"Wij benaderen kennisbeheer niet als een IT-project, maar als een verandering binnen het kantoor. Het gaat niet alleen om structuur, maar vooral om gedrag en samenwerking." legt Nico Del Rio uit.

Iedere advocaat heeft natuurlijk zijn eigen manier van werken, zijn eigen sjablonen en mappen. Dat voelt efficiënt, maar zorgt er tegelijk voor dat waardevolle kennis versnipperd raakt. Echt kennisbeheer betekent dat we samen afspreken wat we bewaren, waar we het plaatsen en vooral waarom. Dat vraagt geen grote revolutie, maar kleine, bewuste stappen. En vooral een cultuur waarin delen belangrijker wordt dan vasthouden.

Curatie, categorisatie en context

Wie kennis wil beheren, moet niet alles verzamelen, maar juist leren kiezen. Daar begint curatie: het scheiden van wat bruikbaar is van wat gewoon ruis is. Curatie betekent dat we bewust vastleggen welke documenten echt waardevol zijn. Denk aan goedgekeurde versies, modellen die zich in de praktijk hebben bewezen of dossiers met belangrijke inzichten.

Daarom spreken we vaak over drie kernbegrippen: curatie, categorisatie en contextualisatie. Categorisatie helpt om structuur te brengen door documenten te voorzien van duidelijke labels of profielen. Contextualisatie daarentegen voegt betekenis toe: waarom is dit document belangrijk, wat hebben we ervan geleerd en wanneer is het bruikbaar.

Samen vormen deze drie elementen de basis voor kennis die niet alleen vindbaar is, maar ook betrouwbaar en herbruikbaar. Technologie kan hierbij ondersteunen, bijvoorbeeld door automatisch te helpen labelen of patronen te herkennen. Maar de uiteindelijke beoordeling blijft menselijk werk, want alleen mensen kunnen echt inschatten of iets waarde heeft en in welke context het opnieuw gebruikt kan worden.

Twee visies, één gedeeld doel

In de Verenigde Staten ligt de focus bij kennisbeheer vaak op technologie: alles verzamelen op één plek zodat juristen kunnen zoeken. In Europa draait het juist om inhoud: onderscheid maken tussen wat bruikbaar is en wat niet. Beide visies hebben waarde, maar missen elk iets fundamenteels.

“Technologie helpt ons om kennis te vinden, maar alleen mensen kunnen bepalen wat écht de moeite waard is om te bewaren,” zegt Nico Del Rio, “De toekomst ligt niet in kiezen tussen technologie of inhoud, maar in het verbinden van beide werelden.”

Hoe wij bij Knowlex helpen

Bij Knowlex helpen we kantoren om kennis delen vanzelfsprekend te maken. Niet door regels op te leggen, maar door samen te bouwen aan een systeem dat werkt voor de mensen die het dagelijks gebruiken. We beginnen met luisteren. Hoe werken teams vandaag? Wat loopt goed, wat niet? Wat blijft op een harde schijf staan terwijl het anderen had kunnen helpen?

Van daaruit bouwen we verder. We helpen om kennis te verzamelen, en geven duidelijke handvaten om deze  te ordenen en te verrijken met context, zodat het echt bruikbaar wordt voor collega’s. Bijvoorbeeld door bij het afsluiten van een dossier of het bijwerken van een modeldocument, er voor te zorgen dat er een automatische reflex ontstaat om dit te verankeren in de kennisdatabank.

"We zorgen ervoor dat kennisdelen geen extra taak wordt, maar dat het een natuurlijk onderdeel van het werk is," zegt Nico Del Rio.

We begeleiden teams stap voor stap met kleine aanpassingen die werken. Met training, communicatie en ondersteuning zorgen we dat iedereen begrijpt waarom kennis delen loont, niet alleen voor het kantoor, maar ook voor henzelf.

Technologie als hulpmiddel

Goede technologie helpt, maar lost op zichzelf niets op. Ze ondersteunt mensen, maar vervangt ze niet. Ook artificiële intelligentie hoort in die categorie: ze kan processen versnellen en informatie toegankelijker maken, maar alleen mensen geven kennis betekenis.

Echte meerwaarde ontstaat wanneer AI werkt op goed gecureerde kennis. Door bewust waardevolle informatie te selecteren en te structureren, kan AI patronen herkennen, relevante documenten suggereren en besluitvorming ondersteunen. AI versterkt zo menselijke expertise in plaats van deze te vervangen, waardoor kennisbeheer zowel slimmer als effectiever wordt.

Waarom dit werkt

Kantoren die actief kennis delen, werken consistenter, efficiënter en met meer vertrouwen. Nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg, dossiers verlopen soepeler en cliënten voelen dat het team als geheel sterker wordt.

Kennismanagement is geen losstaand project of een eenmalige investering.  Het is een manier van samenwerken die groeit met het kantoor en de mensen erin. Bij Knowlex begeleiden we dat proces op een menselijke en praktische manier, met oog voor wat er echt verandert in de dagelijkse praktijk.

Samen groeien

Kennis delen begint niet met software, maar met collega’s die elkaar willen ondersteunen. Wij ondersteunen kantoren om die stap te zetten met de juiste structuur, begeleiding en een aanpak die past bij hun cultuur. Zo wordt kennisbeheer geen verplichting, maar een vanzelfsprekend onderdeel van hoe je beter samenwerkt.

‍