De onzichtbare bibliotheek (van uw kantoor).

Binnen de meeste advocatenkantoren leeft de stille veronderstelling dat kennis vanzelf wel gedeeld wordt. Maar wie goed kijkt, merkt het tegenovergestelde: cruciale (juridische) inzichten en expertise zijn vaak verspreid over mensen, afdelingen, mailboxen, chats, archieven en losse documenten. Veel ervan verdwijnt — niet door onwil, maar bij gebrek aan structuur (of cultuur).

Gefragmenteerde kennis leidt tot een gebrek aan efficiëntie, herhaling van werk en vooral veel frustratie bij medewerkers. In deze context is de metafoor van de onzichtbare bibliotheek bijzonder treffend: een bibliotheek waarin veel waardevolle boeken geen titel dragen, waarin niemand precies weet waar iets staat, en waarin hele rekken onzichtbaar blijven zolang niemand ernaar vraagt.

De dagelijkse praktijk: kennis is er, maar ze stroomt niet

In de dagelijkse werking van een advocaten- of accountancykantoor ontstaat voortdurend waardevolle kennis: een originele interpretatie van een bepaling, een geslaagde strategie bij een rechtszaak, de aanpak van een complexe onderhandeling. Kennis vormt zelfs het figuurlijke goud van ondernemingen. Maar zelden wordt deze kennis systematisch vastgelegd of gedeeld.

- Veel inzichten blijven impliciet en zijn dus afhankelijk van:

- wie op dat moment aan tafel zit,

- wie toevallig ge-cc’d werd in een e-mail,

- of wie voldoende ervaring heeft om zich eerdere situaties te herinneren.

Collega’s vinden expertise niet terug, stellen dezelfde vragen aan verschillende mensen, of schrijven adviezen die eerder al zijn opgesteld door iemand anders. Niet uit onkunde, maar omdat het systeem geen toegang biedt tot het collectieve geheugen van de organisatie.

Het probleem: gefragmenteerde kennis in silo’s

De uitdaging van kennisbeheer is dan ook niet een gebrek aan informatie, maar een gebrek aan samenhang en toegankelijkheid. In veel kantoren ligt juridische kennis verspreid over: individuele mappenstructuren, persoonlijke e-mailarchieven, documenten in DMS-systemen zonder context, aantekeningen in notitieboeken of OneNote, Teams-kanalen die na afloop van een dossier in de vergetelheid raken.

Kennis zit in hoofden, in documenten en in gesprekken, maar zelden op één centrale plek. En zolang er geen gedeeld platform of cultuur is om die kennis expliciet te maken, blijft ze onzichtbaar en onbenut.

De risico’s: verlies van tijd, kwaliteit en continuïteit

De gevolgen van deze gefragmenteerde kennis zijn niet louter organisatorisch. Ze raken aan de kern van juridische dienstverlening:

- Efficiëntie: zonder herbruikbare kennis verliest een kantoor kostbare tijd.

- Kwaliteit: zonder systematische kennisdeling blijft best practice subjectief.

- Continuïteit: bij vertrek van ervaren collega’s verdwijnt vaak jarenlange ervaring.

Voor jonge professionals betekent dit een tragere leercurve. Voor partners en kennismanagers betekent het dat expertise vaak persoonsgebonden blijft. En voor cliënten betekent het soms dat het wiel opnieuw wordt uitgevonden — terwijl het al lang in het archief staat, verborgen tussen documenten zonder structuur.

Naar een gedeeld geheugen: van impliciet naar expliciet

De weg naar een gedeeld geheugen binnen een advocatenkantoor vereist niet per se geavanceerde technologie of complexe systemen. Wat vooral nodig is, is een bewuste keuze om kennis structureel en doelgericht vast te leggen en toegankelijk te maken. Dat begint bij het toevoegen van context aan documenten: het is niet voldoende om een advies of memo eenvoudigweg op te slaan — het is net zo belangrijk om ook het waarom, het wanneer en de relevante situatie te documenteren.

“Maak de ervaring uit de praktijk expliciet.”

Daarnaast kan het gebruik van een kennisplatform een waardevolle rol spelen. Door juridische inzichten te koppelen aan thema’s, dossiers, sectoren of rechtsgebieden, ontstaat een netwerk van betekenisvolle verbanden waarin informatie niet alleen wordt bewaard, maar ook snel en logisch teruggevonden kan worden. Cruciaal daarbij is dat ook de informele kennis — de ervaring uit de praktijk — expliciet wordt gemaakt. Dat kan via korte notities, gedeelde ‘lessons learned’ of regelmatige momenten van intervisie waarin collega’s hun aanpak en inzichten bespreken.

“Waardeer medewerkers voor hun bijdrage aan het collectieve geheugen van het kantoor.”

Essentieel is bovendien een cultuur waarin kennisdeling loont. Wanneer medewerkers niet alleen worden gewaardeerd voor het afleveren van concrete werkproducten, maar ook voor hun bijdrage aan het collectieve geheugen van het kantoor, ontstaat er ruimte voor duurzame samenwerking. Kennisbeheer moet dan ook niet worden gezien als een bijkomende taak, maar als een integraal onderdeel van professioneel werken — even fundamenteel als dossiervorming of cliëntcommunicatie.

Technologie als middel, niet als doel

Hoewel technologie een ondersteunende rol kan spelen (zoals slimme kennissystemen, AI-ondersteunde zoekfuncties of geïntegreerde platformen), ligt de essentie elders. De echte stap vooruit begint bij het besef dat expertise een collectief goed van de onderneming is. Wanneer kantoren dat erkennen en actief ruimte maken voor kennisdeling, ontstaat een krachtig gedeeld geheugen dat medewerkers versterkt, fouten voorkomt en continuïteit garandeert.

Tot slot

Elke organisatie beschikt over een schat aan juridische kennis. De vraag is: durven we erkennen hoeveel daarvan vandaag onzichtbaar is? En zijn we bereid die kennis om te vormen tot iets tastbaars, deelbaars en toekomstbestendigs?

De onzichtbare bibliotheek bestaat. Maar zij hoeft niet onzichtbaar te blijven.

‍